Comment définir votre politique de communication

Votre organisation Politique de communication dit qui peut contacter qui. C'est une liste ordonnée de règles : la première règle qui correspond à deux personnes décide ce qu'elles peuvent faire. Tout ce qui ne correspond pas à la règle tombe au bas de la liste.

Une règle sur le chat s'applique à tout le monde. Une règle sur n'importe quel autre canal s'applique uniquement aux membres SI : ce que les gens disent dans leur propre courriel, appels et réunions n'est pas limité par la politique. Cela vous permet, par exemple, de garder vos membres SI dans leur propre département pendant que vos employés continuent de travailler comme ils l'ont toujours fait.

Avant de commencer

Votre organisation a besoin de Chat, et vous avez besoin de Gérer les paramètres de discussion oui. Allez à Paramètres → Chat → Politique de communication.

L'onglet a six vues : Règles, Matrice, Simulateur, Activité, Modèles et Demandes. Rien de ce que vous changez ne prend effet jusqu'à ce que vous le publiiez (voir "Publier vos modifications" ci-dessous).

Changer la politique

En haut de l'onglet :

• Politique / Politique hors change toute la politique. Pendant qu'il est éteint, rien n'est appliqué et rien n'est enregistré: chaque conversation est autorisée, bien que vous pouvez encore écrire des règles et les essayer dans le Simulateur.
• Quand aucune règle ne correspond dit que deux personnes qu'aucune règle ne couvre peut discuter. Il gouverne le chat seulement. Sur les autres canaux, aucun contact n'est autorisé.
• Permettre toujours à un membre et à son gestionnaire tout le monde peut atteindre son propre manager, avant chaque règle. Il permet également à chaque membre SI de joindre son superviseur. Éteignez-le délibérément.

Écrire une règle

1. Dans Règles, cliquez Ajouter une règle.
2. Une règle se lit comme une phrase, par exemple "Les ventes ne peuvent pas discuter avec Support". Cliquez sur chaque partie de la phrase pour la modifier :
   • De qui parle cette règle et Qui ils peuvent atteindre: départements, titres d'emploi, équipes, rôles, personnes spécifiques, rapports de quelqu'un, employés ou non, lieu de travail, ou Membres ou personnes SIRien ne signifie tout le monde.
   • ce qu'ils peuvent faire: peut discuter avec, peut ne pas discuter avec, peut commencer à discuter avec (seule cette partie peut ouvrir une conversation; vous choisissez comment l'autre partie peut répondre), ou doit demander l'approbation pour discuter avec.
   • Seulement quand les deux personnes sont..: conditions facultatives, comme dans un département différent, sur la même équipe, ou travaillant sur la même tête, compte ou tâche.
3. Cliquez sur le bouton d'écoute à la fin de la phrase pour le reste de la règle :
   • Canaux: Parle, Courriel, Appels, Réunions, Attributions de tâches et Actions. Une nouvelle règle couvre uniquement le chat. Tout canal autre que le chat s'applique uniquement aux membres SI, et le panel le dit.
   • Seulement au début du contact: la règle ne s'applique qu'à celui qui commence le contact. On n'arrête jamais de répondre à quelqu'un qui a écrit le premier.
   • Qui approuve les membres SI, selon une règle qui doit être approuvée: Leur superviseur (par défaut), Leur gestionnaire, Leur chef de départementou Une personne spécifique, choisis parmi les gens qui tiennent Approuver les actions AILes gens demandent à leur manager.
   • Supervisé: voir "Conversations supervisées" ci-dessous.
   • Application (hors vérification seulement): voir "Audit d'abord, puis faire appliquer" ci-dessous.
   • Les pièces jointes, un calendrier, les dates de début et de fin, et le message que les gens voient quand la règle les arrête.

L'ordre compte : faites glisser une règle pour la faire décider en premier. Une règle qui ne peut jamais s'appliquer, car une règle au-dessus couvre déjà tout ce qu'elle correspond, est marquée sur sa carte.

Règles devant être approuvées

Sur une règle qui dit doit demander l'approbation pour discuter avec, le contact initial doit d'abord être approuvé:

• Une personne demande à leur gestionnaire (ou, sans gestionnaire, le chef de leur département), de la carte de membre ou de la fenêtre de chat. Voir Comment demander à discuter avec quelqu'un.
• Un membre SI demande par ses approbations, et l'approbateur les noms de règle décide. Voir Comment approuver ou rejeter une action AI.

Une fois approuvés, les deux peuvent être en contact sur ce canal pendant 30 jours. La demande de chaque personne est listée dans la Demandes vue: qui a demandé, qui ils voulaient contacter, l'approbateur, le but, le statut et quand ils ont demandé.

Démarrer à partir d'un modèle

Les Modèles vue a des formes à partir de. Sous Pour les membres SI sont quatre qui couvrent les contacts entre les ministères, sur chaque canal, pour les membres SI seulement:

• Membres de l'IS : ouverts à tous les ministères: un membre SI peut commencer à contacter n'importe qui dans un autre département.
• Membres SI: besoin de savoir: un membre de l'IS peut entrer en contact avec quelqu'un d'un autre service lorsque les deux travaillent sur ce dont il s'agit, comme la même direction, compte ou tâche. Autrement, son superviseur approuve d'abord.
• Membres SI: le gestionnaire approuve: avant qu'un membre de l'IS entre en contact avec quelqu'un dans un autre département, son gestionnaire approuve.
• Membres SI: seul département: un membre de l'IS ne peut entrer en contact avec personne en dehors de son propre service. Les gens d'autres départements peuvent encore l'atteindre, et cela peut leur répondre.

Chacun ne s'applique qu'au premier contact, de sorte qu'un membre SI peut toujours répondre à quelqu'un qui a écrit en premier. Choisissez un et cliquez sur Ajouter au tableau. Ses règles vont au-dessus de la valeur par défaut et au-dessous de vos règles existantes, et elles arrivent en mode audit.

Une règle de vérification n'enregistre que pendant que la politique est en vigueur. Si la politique est désactivée, la boîte de dialogue Changer la politique pour que ces règles d'audit puissent enregistrer, déjà allumé. Laissez-le, sauf si vous voulez d'abord regarder les règles.

Vérification d'abord, puis application

Une règle en mode audit ne bloque rien. Il enregistre ce qu'il aurait fait, afin que vous puissiez voir l'effet avant que n'importe qui soit arrêté. Les Activité le point de vue montre ce que la politique a bloqué Aurait été bloqué (règles d'audit) ce que vos règles d'audit auraient bloqué, chacune avec son canal.

Quand vous êtes satisfait de ce qu'une règle ferait, ouvrez son panneau d'écoute, allumez Application (hors vérification seulement), et publier. Rien ne passe de l'audit à l'exécution seule.

Vérifiez une règle avec le Simulator

Les Simulateur répond à ce qui se passe entre deux personnes spécifiques, et quelle règle a décidé. Choisir Personne A et Personne B, puis un Chaîne. Sur chat et email vous pouvez également activer C'est une réponsePour vérifier qu'une réponse arrive. Une conversation qui nécessite une approbation se lit Approbation nécessaire, et le Simulator nomme qui décide. Il répond toujours de la politique publiée, pas de vos changements non sauvés.

Les Matrice montre le chat entre les départements ou les titres de travail en un coup d'oeil. Il ne peut pas dessiner une règle sur d'autres canaux, ou une qui ne s'applique qu'au début du contact, donc il compte ceux sous la grille. Ils sont toujours en vigueur; les éditer en Règles.

Conversations supervisées

Allumez Supervisé sur une règle de laisser un gestionnaire lire les conversations qu'il permet. Le lecteur est le gestionnaire de la personne dont il s'agit ou, lorsqu'il s'agit d'un membre de l'IS, son superviseur. Ils peuvent lire, mais pas écrire.

Tout le monde dans une conversation supervisée voit un avis : « La politique de communication de votre organisation rend cette conversation visible pour un gestionnaire. » Un gestionnaire trouve les conversations qu'il peut lire sur le Conversations supervisées page, à /supervised-chats dans votre espace de travail. L'accès suit la ligne hiérarchique : si la personne déménage vers un gestionnaire différent, l'ancien gestionnaire ne peut plus lire.

La surveillance s'applique uniquement au chat.

Publier vos modifications

Vos modifications sont une ébauche jusqu'à ce que vous les publiiez. Cliquez sur Révision et publication pour voir ce que le changement ferait (combien de paires de personnes ne pouvaient plus discuter, ou maintenant pourrait), ajouter une note sur ce qui a changé et pourquoi, et cliquez Publier.

Les conversations qui ne sont plus autorisées restent visibles et deviennent en lecture seule, avec la raison montrée. Rien n'est supprimé. Chaque version publiée est conservée, et vous pouvez restaurer une version antérieure de l'historique de la version.

Membres SI et leur charte

La politique de communication détermine qui un membre de l'IS peut contacter. Sa charte décide quelles actions elle doit se poser en premier. Le chat d'équipe n'a pas besoin d'approbation de la charte, quelle que soit l'autonomie du membre SI, sauf si le nom d'approbation d'une charte Message de collègues dans le chat d'équipeVoir La charte AI expliquée.